הפקת אירועים עסקיים
29/06/20

 

אירועים עסקיים הם אירועים חשובים ומורכבים, שדורשים השקעה, מחשבה ודיוק. באקספו תל אביב תמצאו ביתנים מתקדמים ומאובזרים לקיום כל סוגי האירועים, כמו גם צוותי הפקה מנוסים שיסייעו לכם להגשים את חזונכם

 

אירועים עסקיים הם חלק מרכזי בתכנון השנתי של כל ארגון. הם נבדלים זה מזה במטרתם, בקהל המוזמנים שלהם ובהכנות שהם דורשים. אירועים שכיחים הם ימי גיבוש עובדים, ימי עיון, כנסים וסדנאות ניהול. אירועים נוספים ברוח זו הם אירועי חשיפת מוצר, "ימי הולדת" לחברה ואירועים המיועדים ללקוחות מיוחדים.

אירוע עסקי דורש לא מעט הכנות, אך תרומתו לארגון היא משמעותית: מבחינה ארגונית-פנימית, יש לו היכולת לשמר עובדים ולשפר את רמתם המקצועית. לצד זאת, אירוע עסקי הוא גם הזדמנות תדמיתית-שיווקית: הוא יכול לחזק מוניטין מסוים, ליצור שיתופי פעולה ולמשוך לקוחות פוטנציאליים.

זוהי הסיבה שבגינה ארגונים ובתי עסק משקיעים בהם משאבים ותקציבים מרובים. מארגנים של אירועים נדרשים לעבודת חשיבה מעמיקה ולדילמות כמו: מהו הקונספט הנכון עבור האירוע? מהו התקציב שיוקדש לו? האם להשתמש במשאבי החברה כדי להפיקו, או שמא למסור את ניהולו לידי חברת הפקה חיצונית? הפקת אירועים עסקיים, כך הם מגלים במהרה, היא עבודה מאתגרת ורבת-אלמנטים.

בשל מורכבותו של אירוע מסוג זה, מרבית הארגונים מעדיפים להשתמש בשירותיהן של חברות הפקה מקצועיות. בכך, הם מעבירים את המושכות לגורם בר-אמון, וחוסכים מעצמם טעויות ועוגמת-נפש. אקספו תל אביב מעמידה לרשות לקוחותיה צוותי הפקה מיומנים ומקצועיים, המנוסים בכל סוגי ההפקות. אלה, יפיקו עבורכם אירוע מקצועי ושלם על התשתית המתקדמת והמוכרת בישראל.

אירוע (עסקי) של פעם בחיים

בחירת המיקום בו מתקיים אירוע עסקי היא אחת הבחירות הקריטיות עמן מתמודדת הפקה. המיקום הוא הבסיס עליו נבנה האירוע כולו, ויש לו השפעה מכרעת על איכותו והצלחתו. מיקום מהימן עם תשתיות מקצועיות יתמכו בכל קונספט ורעיון, ויסייעו למטרות המארגנים להתגשם על הצד הטוב ביותר. תשתית מוגבלת ובלתי מנוסה, לעומת זאת, תגביל את ההפקה, ואף יותר מזה – היא טומנת בחובה סכנה אמיתית לשלמות האירוע ולמשאבים המושקעים בו.

על כן, מומלץ לבחור בתשתית מוכרת ומהימנה. מומלץ לוודא שבמיקום הנבחר מתקיימים כל התנאים לקיום האירוע, כשבבסיסם דרכי גישה נוחות וחניה זמינה. דברים נוספים שיש לקחת בחשבון הם קיומן של אופציות ל: מגוון סידורי ישיבה/עמידה, במות נואם, מסכים, מקרנים, מערכות הגברה ונקודות חשמל ותקשורת. כמו כן, יש לוודא שפועלות במקום מערכות מיזוג אוויר ותאורה, לצד תאי שירותים ושירותי ניקיון.

בביתנים הוורסטיליים של אקספו תמצאו את כל התשתיות הללו – ויותר. המתחם כולל 8 ביתנים ו-20 אולמות, הנבדלים זה מזה בגודלם ובעיצובם. הביתנים ערוכים לקיום כל סוגי האירועים, מאירועי בוטיק אקסקלוסיביים ועד לאירועי-ענק של אלפים. לצד זאת, תמצאו במתחם גם ביתנים חכמים ייעודיים להפקת אירועים מיוחדים הדורשים מפרט טכני יוצא דופן. גם מחיצות אקוסטיות להפרדה בין חללים עומדות לרשות המבקרים, למקרה הצורך.

  • אירועים עסקיים בלב תל אביב: מתחם אקספו תל אביב ממוקם בלב הפועם של מדינת ישראל. ככזה, הוא מאפשר לאורחיו ליהנות מאירוע חווייתי ורב-רושם בעיר האנרגטית והמעניינת בישראל. ההגעה אל המתחם נוחה במיוחד, הן בתחבורה ציבורית והן ברכב פרטי. אלפי מקומות חנייה זמינים למבקרים במתחם עצמו ובחניונים הסמוכים לו.

מה לדרוש מצוות ההפקה שלכם?

כמו למיקום של האירוע – כך גם לצוות ההפקה יש חשיבות עליונה בהצלחתו. צוות הפקה מיומן יידע לקדם את האירוע לכיוונים הרצויים, מבלי לשאוב זמן ואנרגיות מן הלקוח. צוות מנוסה יידע לשאול את השאלות הנכונות, לתת עצות בעלות-ערך ולמצוא את הדרך המשתלמת והקצרה ביותר להביא את חזון המארגנים לידי ביטוי. על כן, מומלץ לבחור בצוות אמין וזמין שיידע לעבוד יחד עם הארגון, תוך הבנה מלאה של צרכיו, רצונותיו ושאיפותיו.

  • הגדרה ומטרה: בטרם בוחרים חברת הפקה, על המארגנים להגדיר בבהירות את מטרת האירוע. האם מדובר באירוע לצורך גיבוש עובדים? האם מדובר בכנס מקצועי? אולי ביום עיון או באירוע חשיפת מוצר? הגדרת המטרה תשפיע על כלל היבטיו של האירוע, ובהם גם בחירת חברת ההפקה (שימו לב: ישנן חברות המתמחות בהפקת אירועי עובדים בעוד שאחרות בהפקת כנסים או תערוכות. בפגישת ההיכרות, מומלץ לשאול את כל השאלות ואף לבקש רשימת ממליצים). הגדרת המטרה תשפיע גם על התקציב וכוח האדם המוקדשים לטובת האירוע, על שאלת המיקום ועל בחירת הספקים המתאימים.

  • ניהול: אירועים מטעם ארגון, כמו כל אירוע אחר, הם אירועים מתמשכים שדורשים ניהול. על צוות ההפקה לדאוג לא רק להקמתו של האירוע, אלא גם לניהולו בזמן אמת ולנעילתו. על צוותי ההפקה לדאוג שהדברים יתבצעו בקצב הנכון ובזמן הנכון, להתמודד עם סוגים שונים של בלת"מים ולנהל את כלל הספקים. תוך כדי האירוע, הם יהיו "הידיים והרגליים" של מארגניו, מה שיאפשר להם להתפנות לעובדיהם, לקוחותיהם ואורחיהם.

  • קשרי ספקים: חברת הפקה טובה תדע שלא רק לנהל את האירוע, אלא גם תאפשר ללקוחותיה ליהנות מקשרי הספקים שלה. המשמעות של קשרים אלה היא לא רק סינון ובחירה נבונה בין מגוון הספקים הקיים בשוק, אלא גם של מיצוי השירותים הקיימים וקבלת מחירים אטרקטיביים.

לצד התשתית המתקדמת בישראל, אקספו תל אביב מעמידה לרשות לקוחותיה גם צוותי הפקה מן השורה הראשונה, המתמחים בהפקת אירועים עסקיים. בפרט, מתמחה אקספו בהפקת כנסים וימי עיון מכל סוג, תוך הקפדה על כל פרט ופרט. הצוותים המקצועיים של אקספו יסייעו לכם לנסח את מטרת האירוע וינהלו עבורכם את האירוע מתחילתו ועד סופו. לצד זאת, תוכלו ליהנות מרשימת הספקים המובילים של אקספו, שנבחרה בקפידה לאור שנים של ניסיון ועבודה משותפת.

    רוצים להתייעץ? אנחנו כאן